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Diese Informationen gelten für E-ConsentPro mobile und E-ConsentPro documents.
Unterschriebene Aufklärungsbögen müssen aus rechtlichen Gründen langfristig archiviert werden. Wenn elektronisch unterschriebene Aufklärungsbögen das Original darstellen, müssen diese in einem digitalen Langzeitarchiv archiviert werden.
Ergänzungen, die zu elektronisch unterschriebenen Aufklärungsbögen hinzugefügt werden, müssen ebenfalls langfristig archiviert werden.
Wie funktioniert die Archivierung mit E-ConsentPro?
E-ConsentPro ist kein Archivsystem und bietet somit keine Archivierung von Dokumenten an. E-ConsentPro bietet jedoch eine Exportfunktion, die elektronisch unterschriebene Aufklärungsbögen und Ergänzungen als archivierungsfähige PDF/A-Dokumente exportiert. Die exportierten Dokumente können dann in ein digitales Archivsystem importiert werden.
Archivierung elektronisch unterschriebener Aufklärungsbögen
Welche Aufklärungsbögen werden von E-ConsentPro exportiert?
E-ConsentPro exportiert alle Aufklärungsbögen und Ergänzungen, die elektronisch in der App "Aufklärung mobil" unterschrieben werden.
Nicht exportiert werden Aufklärungsbögen, die mit der Funktion Vorgang abgeschlossen (Ausdruck und Unterschrift auf Papier erfasst) als unterschrieben markiert werden. Ein Export dieser Aufklärungsbögen ist nicht sinnvoll, da diese nicht elektronisch unterschrieben wurden und somit nicht das unterschriebene Original darstellen.
Wann werden Aufklärungsbögen und Ergänzungen exportiert?
Der Export findet statt, sobald ein Aufklärungsbogen oder eine Ergänzung in der App "Aufklärung mobil" unterschrieben wurde und der Arzt in der App auf Archivieren oder Drucken und anschließend auf den Bestätigungsbutton tippt.
Wo liegen die exportierten Dokumente?
In E-ConsentPro gibt es Voreinstellungen für den Export-Ordner und für die Dateinamen der PDF/A-Dokumente:
▪Export-Ordner: Wert der Windows-Umgebungsvariable TMP. In der Regel befindet sich ein TMP-Ordner im Nutzerprofil oder direkt im Windows-Verzeichnis C:\Windows\TEMP.
▪Dateiname: ${patient.firstName}-${patient.lastName}-${assign_timestamp}.pdf
Als Administrator können Sie die Voreinstellungen für den Export ändern.
E-ConsentPro führt lediglich den Export durch. Die nachfolgende Verarbeitung wie den Import in ein Archivsystem und das Löschen aus dem Export-Ordner müssen Sie außerhalb von E-ConsentPro gemäß Ihren Anforderungen konfigurieren.
Hinweis: Die PDF/A-Dokumente enthalten sensible Patientendaten. Stellen Sie durch entsprechende Zugriffsrechte sicher, dass der Export-Ordner vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist. Wir empfehlen für die Langzeitarchivierung entsprechende Softwarelösungen einzusetzen. |
Weitere exportierte Dokumente
Im Export-Ordner können zusätzlich folgende Dokumente erzeugt werden:
▪*_amendment01.pdf
*_amendment02.pdf
*_amendment03.pdf
Unterschriebene Ergänzungen zu einem Aufklärungsbogen. Werden nur erzeugt, wenn der Arzt Ergänzungen zum Aufklärungsbogen hinzufügt. Maximal drei Ergänzungen pro unterschriebenem Aufklärungsbogen sind möglich.
▪*_protocol.pdf
Elektronisches Protokoll, das zu internen Dokumentationszwecken dient. Wird nur erzeugt, wenn die Option Änderungsprotokoll für Bogen erzeugen in den Export-Einstellungen aktiviert ist.
▪*_patientcopyreceived.pdf
Bestätigung, dass dem Patienten eine Kopie des unterschriebenen Aufklärungsbogens ausgehändigt wurde. Wird nur erzeugt, wenn im Mandanten die Option Aushändigung einer Bogenkopie dokumentieren aktiviert ist.
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